Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Giữ mức tồn kho đủ để đảm bảo hàng hóa khi cần thiết, và không quá nhiều giúp tránh tình trạng đọng vốn. Đặc biệt, đối với những sản phẩm có vòng đời ngắn ngày như thời trang, các chủ cửa hàng cần đặc biệt lưu tâm để hàng không bị tồn kho quá lâu và không thể tiêu thụ vào mùa sau. Tuy nhiên đây là bài toán làm đau đầu không ít nhà quản lý, đặc biệt là các chủ cửa hàng thời trang mới mở, chưa có nhiều kinh nghiệm. 

Dưới đây là 4 phương pháp giúp các chủ cửa hàng thời trang quản lý tồn kho hiệu quả:

1. Thường xuyên sắp xếp quần áo trong kho gọn gàng, khoa học

 
Tìm kiếm sản phẩm trong kho hàng sẽ vô cùng khó khăn nếu hàng hóa không được sắp xếp một cách khoa học và có trật tự. Vì vậy, các chủ cửa hàng cần quan tâm tới việc sắp xếp các mặt hàng trong kho theo lô và từng khu vực vị trí, ví dụ giá tầng 1 cho các mặt hàng áo, giá tầng 2 cho quần, giá tầng 3 cho váy và phụ kiện…

Quần áo sắp xếp khoa học và theo một trật tự nhất định giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và sức lực, đồng thời tiết kiệm diện tích kho bãi, quản lý và kiểm soát hiệu quả hơn.

2. Kiểm kê kho định kỳ

Vì nhiều lý do khác nhau, hàng hoá trong kho vẫn có thể xảy ra thất thoát. Để kiểm soát được việc thất thoát này, các chủ cửa hàng cần so sánh số lượng thực tế trong kho và số lượng tồn theo sổ sách. Công tác kiểm kho giúp các chủ cửa hàng xác định được chính xác lượng quần áo trong kho.

Lượng quần áo theo sổ sách có thể được tính toán bằng phương pháp ghi chép lại số liệu bán hàng thực tế, quản lý bằng file excel hoặc tối ưu nhất là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý kho hàng. Bất kỳ chênh lệch nào cần được làm rõ để tìm ra nguyên nhân, tránh lặp lại thất thoát trong những lần sau.

Đồng thời, kiểm kho định kỳ cũng giúp các chủ cửa hàng nắm bắt được tình trạng kho hàng, từ đó đưa ra các quyết định nhập / xuất, hoặc khuyến mãi giảm giá với các sản phẩm có lượng tồn nhiều.

3. Yêu cầu nhân viên tuân thủ quy định kho hàng

Nhân viên bán hàng, nhân vân kho cần được đào tạo về  phương pháp quản lý kho hàng, và yêu cầu tuân thủ các quy định của cửa hàng về quản lý kho. Chỉ khi đó, các biện pháp cửa hàng áp dụng mới phát huy được tối đa hiệu quả.

Ví dụ, khi đã phân lô khu vực hàng hóa trong kho, nhân viên kho khi nhập hàng cần sắp xếp hàng hóa vào đúng vị trí đã được quy định, khi lấy hàng ra hoặc để lại hàng trả của khách hàng cũng cần tuân thủ đúng vị trí được sắp xếp, giúp thuận tiện cho việc tìm lại sản phẩm sau này.

 
4. Gắn chip điện tử vào từng mặt hàng trong kho

Chip điện tử là phương pháp phổ biến để chống mất cắp hoặc thất thoát tồn kho do nhiều lý do khách quan. Nó có khả năng xác định nguồn gốc sản phẩm, cho phép các nhà bán lẻ biết chính xác những mặt hàng nào còn tồn kho.

Các công ty sẽ không sợ giao nhầm hàng và dễ dàng thống kê số sản phẩm đang kinh doanh của cả cửa hàng. Những chip này rất dễ gắn vào mặt hàng quần áo và khó có thể bị lấy ra nếu không dùng đến thiết bị liên quan. Thông thường chúng được kích hoạt bằng cảm biến gần cửa ra vào, chuông cảnh báo sẽ réo lên nếu món hàng thoát khỏi kho.

Như vậy, chủ cửa hàng có thể dễ dàng quản lý mặt hàng tồn kho với độ chính xác cao nhất. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là chi phí đầu tư cao, không phù hợp với các cửa hàng có quy mô nhỏ lẻ tới trung bình tại Việt Nam.

5. In mã vạch lên giá của sản phẩm

Để tiếp cận được thông tin tồn kho, người quản lý phải tiến hành dán mã vạch lên các mặt hàng trong kho. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần.

Do đó sẽ tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý và có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác. Đây là phương pháp quản lý tồn kho tiêu chuẩn trong ngành bán lẻ thời trang.